كيفية تحسين إدارة الوقت: أفضل الاستراتيجيات والنصائح

أفضل استراتيجيات إدارة الوقت

إنّ إدارة الوقت تعني إدارة الذات، وإدارة الأعمال التي تقوم بعملها في حدود وقتنا المتاح يومياً، إذ تعتبر إدارة الوقت محاولة لفرض سيطرتنا على الوقت بدلاً من فرض سيطرته علينا، ومن أفضل الاستراتيجيات المتّبعة لهذا الأمر هي:

استراتيجية التخطيط المسبق

يعتبر التخطيط المسبق وسيلة رائعة لإدارة الوقت وتقسيمه حسب المهام والأعمال اللازمة، حيث يمكنك تخطيط هذه المهام والأولويات، ووضع حدود زمنية لها جميعها بطريقة تناسبك، وتحقّق لك الأهداف التي تريدها.

ابدأ بتخصيص نصف ساعة في كل يوم سبت للتخطيط المسبق للأسبوع القادم والمقبل، ويتم تحديد الأهداف اليومية في هذه الخطة، وتوفير الوقت الكافي لكل مهمة، ومنح الوقت الإضافي لأمور مهمة مثل قضاء المزيد من الوقت مع الأصدقاء.¹

استراتيجية مصفوفة أيزنهاور

تعتبر مصفوفة أيزنهاور أداة شائعة تساعدك على التمييز بين المهام المهمة وغير المهمة والعاجلة وغير العاجلة، إذ يحتوي المربع على أربعة مربعات يمكنك من خلالها تقسيم مهامك لتحديد أولويات ما يجب عليك التركيز عليه، وتتقسم الأرباع الأربعة كهذا: ²

• الربع الأول: هو الهام والعاجل، فيه الأعمال والأولويات الأكثر أهمية والأكثر صلة لتحقيق أهدافك، مثل التقديم على وظيفة معيّنة بحلول الساعة 5 مساءً.
• الربع الثاني: فيه المهم ولكنه غير عاجل، يمكنك تأجيل هذه الأمور لوقت لاحق في جدولك الزمني، مثل تحديد موعد طبيب الأسنان.
• الربع الثالث: عاجل ولكن ليس مهماً، قم بتفويض هذه المهام للآخرين إن أمكن، مثل تحضير العشاء للعائلة.
• الربع الرابع: غير مهم وغير عاجل، يمكنك أن تحذف هذه المهام، أو أن تقوم بها عندما يكون لديك وقت فراغ كافٍ؛ لأنها تشتت انتباهك عن أولوياتك، مثل مشاهدة برنامج تلفزيونيّ معيّن.

استراتيجية “تقسيم” المهمات

تخيّل أن المهمة هي وجبة دسمة، تقوم بتقسيمها إلى أجزاء أصغر لتصبح سهلة الهضم، هكذا بالضبط هو الحال مع المهام الصعبة التي بإمكانك تقسيمها إلى أجزاء أصغر لتصبح أسهل في التنفيذ، وهذه الطريقة اسمها طريقة البومودورو.

تتمثل هذه الطريقة بتقسيم المهمة أو العمل إلى 4 فترات زمنية، مدة كل فترة 25 دقيقة، يفصل بينها 5 دقائق للراحة، وبعد أن تنتهي هذه الفترات الأربعة، يجب أخذ استراحة طويلة مدّتها ما بين 15-30 دقيقة.

تعمل هذه الطريقة على تعزيز التركيز في كل مهمة، وتخفيف الإرهاق والجهد العقلي والنفسي والبدني كذلك، وسوف تصبح المشاريع والمهمات أقل صعوبة، وستكون المماطلة أقل، والإنتاجية أعلى بكثير. ³

نصائح تساعدك على إدارة الوقت

قد تبدو هذه الاستراتيجيات سهلة التنفيذ، ولكنّها ستصبح أسهل وأكثر فعالية عندما تقوم بهذه النصائح والتصرّفات إلى جانبها:

الحفاظ على صحتك

فإن هذا هو الاستثمار الأفضل الذي بإمكانك القيام به لنفسك، إذ عليك أن تحدّد وقتًا للاسترخاء يوميًا لتجديد نشاطك البدني والعقلي، كما عليك الحفاظ على جودة طعامك بأعلى المستويات، والابتعاد عن كل ما يؤذيك، وعليك النوم بساعات كافية، والمداومة على النشاط البدني يوميًا.

الابتعاد عن مشتتات الانتباه ومضيعات الوقت

وأهمّها الأجهزة والهواتف الذكية، فإنّها سلاح ذو حدّين، يمكنها أن تكون أداةً للنجاح وإدارة الوقت، أو أداة للفشل وهدر الوقت في اللا شيء، وهذا ما لا نريده، لذلك، ابدأ خطوتك الأولى في الابتعاد عن هاتفك الذكي وعن الدردشات القصيرة التي تقضي على تركيزك.

التحلّي بالإيجابية

يجب على كل شخص أن يتمتع بالإيجابية في العمل وأداء المهام جميعها، والاستمتاع بكل الأعمال التي تقوم بها، إذ تصبح كل الأعمال الصعبة سهلة ومسلية عندما يستمتع الشخص بها وينظر إليها بكل إيجابية.

المراجع

1. “Time Management: 10 Strategies for Better Time Management”, extension, Retrieved 17/4/2024. Edited.
2. “What Is Time Management? 6 Strategies to Better Manage Your Time”, coursera, Retrieved 17/4/2024. Edited.
3. “Top 16 Time Management Skills to Help You Become a Success”, simplilearn, Retrieved 17/4/2024. Edited.